オンライン会議の方法でずっと「迷って」いる。
オンライン会議でプロジェクトをやり始めて、はや３ヶ月。
最近やっと緊急事態宣言がなくなりましたが、まだまだ大学の授業はオンラインで続くことになりそうです。
みんなが活動記録をあげてくれているように、会議自体はなんとか進んでいると思います。現在アイデアを絞る段階まで来ることができました。
では今回何を書くかというと、
オンライン会議で大変だと思ったところと、
それを私たちはどのような対策をしてみたのか、です。
そういった試行錯誤も、記録しておかないと忘れてしまいそうだなと思ったから
残しておきたかった、というのがこの[記録]の趣旨になります。
（メンバーに許可はいただきました、私以外の人が今後書くかもしれません）
不定期に備忘録のように書いていきますので、よろしければお読みくださいませ。
大人数で話すのに、オンラインは向いていない
プロジェクトやってて絶対にみんな思った、オンラインの難しさ。
会議をする時、自分で思っている以上に
表情の変化や空気感に頼っていたことに気づかされました。
オンラインはどこでもできる利点がありますが、
- 同時進行で話せない
- レスポンスが声しかない（ビデオ通話は除く）
- 大人数になるほど話しが進みにくい
- 全体の総意をまとめるのに苦心する
- 個々の意見を汲み取りづらい（何か言いたそうだな、と雰囲気も掴めない）
- 会議が長引きがち
など、色々と悩ましいことが出てきました。
これらをなるべく改善、改善できなくても緩和はしたい。
それにあまり会議がだれてしまうとモチベーションも下がりますし、
そのせいで長引いたら本末転倒ですから、
「1時間半で最大限のことを効率よくしましょう」
と３月末くらいに起案メンバーを中心に決めたような記憶があります。
会議は準備して、やっとなんとかなると気づく
一番最初に会議の進行を決める「事前会議」を始めたのは、4月8日と記録にあります。
円滑な会議進行とそれに見合った結果が出せる確率を高めるために必要でした。
ここで話していることは以下の通り。
- 次回会議をどう進行するか
- 今後のスケジュール確認
- 現時点で必要なことや起きている問題の相談
- その他諸連絡の確認など
１番の次回会議の進行については、前回会議の最後に告知した次回の会議内容を元に、
よりみんなの意見を集められる進行を考えています。
例えば
「アイデアについて意見をもらって大体の方針を決めたい」
とお題を定めた時に会議の進行で重要になるのは、
メンバーの多様な意見を集めることと、それを全体に共有することです。
先ほどオンライン会議のデメリットに書きましたが、現状では個々の意見を汲み取るのが難しいので、
『みんなに意見を書いてもらって貼ってもらおう』
『小グループに別れてから意見を話し合ったらどうかな』
『誰かの発表の横に感想を書いていこう』
などの案をここで出して、その時で最適だと思われる方法を採用しています。
これらの方法は適切なものを選ばないと逆に意見が纏まらなくなるので、そこは注意が必要になります。
グループワーク形式をやった時に話し合いの方法が異なりすぎて意見を纏めるのに苦労したことがありました。
2番3番４番は毎回やるわけではなく、必要に迫られたら行っています。
ひと月単位の細かいスケジュールと、今後の大まかな想定表のような形で
あまりガチガチに固めてはいません。
必要なことや問題についてはメンバーからの指摘から考えることも多いです。
会議の進行がグダるので改善しよう、とかですね。
この辺りは賛否両論ありそうですが、ここでの議論は割愛します。
現在までは起案メンバーを中心にやっていますが、
そのうち役職で班分けしたら、その班長を集めてやるのも良いかもしれないですね。
これは私の今の思いつきなので、その時にまた提案してみようかな。
当日の会議では休憩とレスポンスを重視
初期の頃は休憩を取らずに、気づいたら2時間たっていたりしたので、
それはよくないと休憩時間を必ず取るようにしました。
一部の意欲的な社畜系学生以外はみんな望むものですよね休憩。
5~10分ほどを取ることが多いです。
そしてレスポンスなんですが、これは現状の課題でもあります。
顔が見えないから何を思っているのか察する材料が非常に少なく、それと共に返事がとても少ないというのも悩みの一つです。
顔出しすればいいじゃん、と言うのは簡単ですが、
顔出しをなるべくしたくない意見がそれなりにあるのも事実（私もできるなら部屋着のまま参加したいです、必要だから議論にあげてる）
返事をして自分は話を聞いているよ、と反応することは会議をする上でとても大事だと思います。
そうして初めて会話できている安心感が持てるものなので、今後議論して改善していきたいです。返事をしやすい環境を作ったり、もっと良いツールに乗り換えたり。
現状の課題はまだまだ山積み
最初の頃と比べるとオンライン会議に慣れてきて、時間をより使えるようになっているのではないかと思います。
ただ私たち自身会議の進行経験に乏しいので、怠ることなく改善していきたいものです。
また、意見を言うことに関してもまだ完全に解決した訳でもありません。
全員が言いたい時に意見を言えているかというと、そうではないからです。
またレスポンスの話もありますし、課題はまだまだありますね。
オンライン上で如何にストレスフリーな会議ができるか。
より効率よくアイデアを出し、出来ることを増やしていくか。
例年のプロジェクトと比較してもかなり大変な状況ですが、
メンバーと良いものを気持ちよく作るために、できることをやりたいと私個人は決めていますので、精一杯やっていきたい所存。頑張るぞい。
次回の記録はまだ未定。
いつか書きたくなったら書きますね。
ではまた「迷って」きます、それでは。
かいたひと：いざわ
余談：うちのメンバー、名前をひらがなでかいてることが多いけど、 個人的に可愛らしくて好きです。ひらがなはなんかゆるい感じなので。
